Privacybeleid

Dit privacybeleid is van toepassing op het gebruik van het Digital Practice-platform in Nederland voor diensten die worden geleverd door Connect Inflow Lda., handelend onder de handelsnaam Digital Practice en volledig eigendom van Digital Practice Ltd. Voor gebruikers in het Verenigd Koninkrijk geldt het Britse privacybeleid. Voor gebruikers in de Verenigde Staten geldt het Amerikaanse privacybeleid.

VOORWAARDEN

Het gebruik van het communicatieplatform van Digital Practice is afhankelijk van de voorwaarden die u met uw dierenartspraktijk bent overeengekomen. Hieronder vindt u aanvullende informatie over uw gebruik van het Digital Practice-platform.

Wat is Digital Practice?

Digital Practice is een systeem dat uw dierenartspraktijk gebruikt om met klanten te communiceren via sms-berichten, WhatsApp en, in sommige gevallen, Facebook Messenger. U communiceert nooit rechtstreeks met Digital Practice, maar alleen met uw eigen praktijk.

Waarom ontvang ik berichten?

U ontvangt berichten via Digital Practice omdat uw praktijk rechtstreeks met u wil communiceren. Dat kan zijn omdat u daarvoor toestemming hebt gegeven, omdat een overeenkomst tussen u en de praktijk vereist dat u deze berichten ontvangt, of omdat uw praktijk van mening is dat de verstrekte informatie voor u nuttig is (dit wordt een “gerechtvaardigd belang” genoemd).

Welke berichten kan ik ontvangen?

Uw praktijk bepaalt zelf welke berichten worden verstuurd. In de meeste gevallen gaat het onder andere om:

  • updates over uw dier(en)

  • herinneringen voor diensten, medicatie of veterinaire zorg

  • betalingsherinneringen

  • informatie over diensten of producten van uw praktijk die voor u relevant kunnen zijn

U ontvangt geen aanbiedingen of marketing van andere partijen.

Hoe kan ik mij afmelden?

Via het dashboard, bereikbaar via de link onder het eerste bericht in ieder gesprek, kunt u aangeven welke soorten berichten u wilt ontvangen of u daarvoor afmelden.

Daarnaast kunt u STOP typen om te voorkomen dat er nog berichten naar u worden gestuurd. Als u dit doet, ontvangt u echter helemaal geen berichten meer, ook niet de berichten die u wel zou willen ontvangen.

U kunt ook rechtstreeks contact opnemen met uw praktijk om uw berichtvoorkeuren te bespreken.

Zijn er kosten?

Uw praktijk brengt voor deze dienst geen kosten aan u in rekening. Zoals altijd kunnen de gebruikelijke kosten voor berichten en mobiele data van toepassing zijn op berichten die naar u worden gestuurd en berichten die u terugstuurt. Raadpleeg uw mobiele of telefonieprovider als u vragen hebt over deze tarieven.

UW PRIVACY

Het Digital Practice-platform wordt namens uw dierenartspraktijk geleverd door Connect Inflow Lda., handelend onder de handelsnaam Digital Practice en volledig eigendom van Digital Practice Ltd. Om het systeem te laten functioneren moet Connect Inflow Lda. bepaalde gegevens van u en uw praktijk verzamelen, gebruiken en verwerken. Connect Inflow Lda. doet dit als verwerker onder het gezag van uw praktijk als verwerkingsverantwoordelijke en op grond van de toepasselijke dienstverleningsovereenkomst.

WAT IS HET DOEL VAN DIT PRIVACYBELEID?

Wij moeten u informeren over de manier waarop wij persoonsgegevens gebruiken die voortkomen uit het gebruik van het platform.

Als u vragen hebt over dit privacybeleid of over de manier waarop uw praktijk uw persoonsgegevens gebruikt, neem dan in eerste instantie contact op met uw dierenartspraktijk.

Dit privacybeleid heeft betrekking op uw gebruik van het Digital Practice-platform en legt uit:

  • welke persoonsgegevens wij over u verzamelen wanneer u de dienst gebruikt

  • hoe wij uw persoonsgegevens binnen de dienst verzamelen

  • hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken

  • met wie wij uw persoonsgegevens kunnen delen

  • of persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven

  • hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren

  • wat wij doen om uw persoonsgegevens te beschermen

  • welke keuzes en rechten u hebt met betrekking tot uw persoonsgegevens

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 31 augustus 2026.

GEGEVENS DIE WIJ VERWERKEN

Omdat uw praktijk de verwerkingsverantwoordelijke is, worden alle gegevens verzameld onder het privacybeleid van uw praktijk. Dit onderdeel is uitsluitend ter informatie opgenomen.

Gegevens die u aan ons verstrekt:

  • uw naam en de naam van uw praktijk

  • de naam van eventuele huisdieren

  • andere informatie die u in een gesprek verstrekt

Wij kunnen de volgende informatie over u verzamelen en verwerken:

  • technische loggegevens over het apparaat waarmee u toegang krijgt tot het platform

  • loggegevens over uw gebruik van het platform, waaronder een overzicht van gesprekken en notities

Uw praktijk kan daarnaast alle informatie gebruiken die zij al over u in het dossier heeft om met u te communiceren, waaronder medische dossiers, factuurgegevens en afspraken. Deze informatie wordt via Digital Practice verwerkt, maar wordt niet in het systeem opgeslagen.

Persoonsgegevens die u aan ons verstrekt kunnen op de volgende manieren worden gebruikt:

  • om u en de praktijk de berichtendienst te bieden zoals beschreven in de dienstverleningsovereenkomst

  • om de praktijk informatie uit het platform te laten integreren in het praktijkmanagementsysteem (PMS)

  • om het Digital Practice-platform te beheren, bijvoorbeeld voor probleemoplossing, gegevensanalyse en onderzoek

Voor alle duidelijkheid: wij gebruiken uw persoonsgegevens niet voor marketingdoeleinden en verstrekken deze niet aan derden voor hun eigen doeleinden.

Als u geen persoonsgegevens verstrekt

Als u bepaalde gevraagde informatie niet verstrekt, kan uw praktijk mogelijk de overeenkomst met u niet uitvoeren (het leveren van de dienst) of kan zij mogelijk niet aan haar wettelijke verplichtingen voldoen.

DELEN VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Wij kunnen deze informatie van tijd tot tijd delen, maar uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is om de dienst te leveren.

Klanten van de praktijk

Wij delen uw naam met uw praktijk.

Medewerkers van de praktijk

Wij delen de naam die u ons geeft met de klant met wie u communiceert.

Uw praktijk

Alle gegevens behoren toe aan uw praktijk en zijn voor haar beschikbaar in haar rol als verwerkingsverantwoordelijke.

Onze medewerkers

Onze medewerkers hebben uitsluitend toegang tot de gegevens voor zover dat noodzakelijk is voor probleemoplossing en systeembeheer. De gegevens worden niet routinematig ingezien en, wanneer toegang nodig is, uitsluitend door een zo klein mogelijk aantal opgeleide en bevoegde medewerkers die aan een strikte geheimhoudingsplicht zijn gebonden.

Onze zakelijke partners

Wij kunnen uw informatie delen met:

  • onze leveranciers voor de uitvoering van overeenkomsten die wij met hen of met u sluiten, uitsluitend voor het leveren en ondersteunen van de dienst (360Dialog, Amazon Web Services, Functional Software T/A Sentry, Intercom Software UK Ltd, Linear, Mailgun, Microsoft, MongoDb, OneSignal, Stripe en Twilio);

  • professionele dienstverleners, bijvoorbeeld juridische, technische of andere professionele adviseurs, die aan een geheimhoudingsplicht zijn gebonden; en

  • analyseproviders (Google Analytics en Amplitude) die informatie over uw gebruik van het Digital Practice-platform analyseren om ons te helpen het product te verbeteren en af te stemmen.

WETTELIJKE VEREISTEN EN RECHTSHANDHAVING

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook aan derden verstrekken:

  • als wij onze onderneming verkopen; de persoonsgegevens die wij bewaren maken dan deel uit van de overgedragen activa;

  • als wij daartoe wettelijk verplicht zijn of om onze gebruiksvoorwaarden af te dwingen. Dit omvat het uitwisselen van informatie met andere organisaties ter voorkoming van fraude en beperking van kredietrisico en met opsporings- en handhavingsinstanties.

CONTRACTERENDE ENTITEIT EN CONTACT IN DE EUROPESE UNIE

Connect Inflow Lda., handelend onder de handelsnaam Digital Practice en volledig eigendom van Digital Practice Ltd, is voor klanten in Nederland de contracterende entiteit en aanbieder van de Digital Practice-diensten.

Vragen of verzoeken over gegevensbescherming kunnen worden gericht aan:

Connect Inflow Lda., handelend onder de handelsnaam Digital Practice
Avenida 25 de Abril, n.º 36 – 2.º Dto.
3830-044 Ílhavo, Portugal
NIPC 510431437

Digital Practice Ltd
Wey Court West, Union Road
Farnham, England, GU9 7PT
Geregistreerd in Engeland en Wales onder bedrijfsnummer 09156461

U kunt ook contact met ons opnemen via compliance@digitalpractice.vet.

VERTROUWELIJKHEID EN BEVEILIGING VAN PERSOONSGEGEVENS

De beveiliging van uw persoonlijke en vertrouwelijke informatie is belangrijk voor ons.

Wij gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Wij gebruiken versleuteling tijdens verzending en opslag om de privacy te vergroten en beveiligingsincidenten te helpen voorkomen.

Wij gebruiken gangbare maatregelen en processen voor het detecteren van en reageren op ongeoorloofde pogingen om onze systemen binnen te dringen.

Wij kunnen persoonsgegevens doorgeven aan een land buiten de EER. Als wij dat doen, zorgen wij voor passende afspraken voor internationale gegevensoverdracht die u afdwingbare rechten en rechtsmiddelen bieden en een passend beschermingsniveau waarborgen.

Alle derden die diensten aan het platform leveren moeten overeenkomsten ondertekenen waarin zij zich verplichten passende technische, administratieve en fysieke procedures toe te passen om uw informatie te beschermen tegen verlies of misbruik.

Alle informatie die u aan ons verstrekt wordt opgeslagen op onze beveiligde servers of op beveiligde servers van een derde partij. Informatie over onze externe leveranciers staat hierboven.

Gegevens (naam, naam van het dier, PMS-referentie) worden via deze systemen beveiligd naar het PMS van de praktijk verzonden en, als via de dienst wordt betaald, voor reconciliatiedoeleinden gekoppeld aan betalingsinformatie. Persoonsgegevens van praktijkgebruikers worden niet gekoppeld aan betalingsgegevens van klanten of reconciliatierecords.

Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor wij deze hebben verzameld. In overeenstemming met de wettelijke verjaringstermijnen bewaren wij uw gegevens tot het einde van de overeenkomst met de dierenartspraktijk. Daarna worden ze verwijderd, tenzij senior klinische medewerkers van de praktijk ons opdragen ze eerder te wissen.

E-mail

Als u ervoor kiest informatie per e-mail naar ons te sturen, kunnen wij de beveiliging van deze informatie niet garanderen totdat deze bij ons is afgeleverd.

UW RECHTEN

U hebt bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

Inzage in informatie

U hebt het recht op inzage in de informatie die uw praktijk over u bewaart. Dit omvat informatie die in Digital Practice wordt bewaard. Als u een kopie van deze informatie wilt ontvangen, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming of een vergelijkbare contactpersoon bij uw praktijk. Deze zal samen met ons privacyteam zorgen dat u toegang tot de informatie krijgt.

Uw informatie wijzigen of verwijderen

U kunt op ieder moment vragen om informatie die uw praktijk over u bewaart te wijzigen, aan te vullen of te verwijderen. U kunt ook vragen de verwerking van uw informatie te beperken. Neem hiervoor contact op met de functionaris voor gegevensbescherming of een vergelijkbare contactpersoon bij uw praktijk; deze zal met ons privacyteam samenwerken om uw verzoek uit te voeren.

Recht om geautomatiseerde besluitvorming te voorkomen

U hebt het recht uw praktijk te vragen geautomatiseerde besluitvorming te stoppen. Op dit moment voeren wij binnen het Digital Practice-platform geen dergelijke activiteiten uit.

KLACHTEN

Als u op grond van deze privacyverklaring een verzoek bij uw praktijk indient, werken wij met de praktijk samen om dit af te handelen.

Als u de interne klachtenprocedure hebt doorlopen en nog steeds niet tevreden bent met het resultaat, hebt u het recht een klacht in te dienen bij uw nationale gegevensbeschermingsautoriteit.

De contactgegevens van de nationale autoriteiten vindt u hier: https://www.edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en

WIJZIGINGEN IN ONZE PRIVACYVERKLARING

Wij beoordelen onze privacyverklaring regelmatig om te controleren of deze nauwkeurig weergeeft hoe wij met uw informatie omgaan en kunnen de verklaring indien nodig aanpassen. Controleer deze pagina regelmatig voor de meest actuele informatie.

Contact met ons opnemen

Vragen, opmerkingen en verzoeken over deze privacyverklaring kunt u sturen aan onze Data Protection Officer, David Harris, via compliance@digitalpractice.vet.